Office 365 Virenschutz & Spamschutz – wie konfigurieren?

Über das Office 365 Admin Center legen Administratoren den Umgang mit Virus-Mails und Spam fest. Der Spamfilter verfügt über Löschfunktionen und Sperrlisten, während DKIM eigene Mails aus fremden Spamordnern fernhält. Zudem verfügt Office 365 über ein umfangreiches Analysetool, das Berichte über Virus- und Spamattacken liefert. Über „Security & Compliance“ lassen sich die wichtigsten Einstellungen konfigurieren.

Die unbekannte Office-Schutzfunktion

Der maßgeschneiderte Schutz vor Viren, Malware und Spam ist heutzutage Pflicht, egal ob im privaten Bereich oder im Unternehmensumfeld. Tools und Anbieter gibt es wie Sand am Meer. Selbst Microsoft Office ermöglicht Virenschutz und Spamschutz, was häufig übersehen wird. Wer Office 365 nutzt, findet im Admin Center entsprechende Möglichkeiten (bei lokal installierten Exchange-2016-Umgebungen wird das sogenannte Exchange Admin Center angesteuert). Im Einstellungsbereich „Security & Compliance“ geht es zur Filterung von Spammails sowie von Mails mit Viren im Anhang. Nun lässt sich festlegen, wie mit solchen E-Mail umgegangen werden soll, und welche Benachrichtigungen gewünscht sind. Zudem lassen sich zahlreiche Auswertungen vornehmen.

Spamfilter

Wichtig für sämtliche Einstellungen ist der „Schutz“-Bereich. Über \Spamfilter geht es zu einer Fülle an Konfigurationsmöglichkeiten. Der Filter lässt eine Reihe an Grundeinstellungen zu. Beispielsweise kann Spam grundsätzlich immer gelöscht – übrigens ein No-Go in großen Organisationen – oder aber in einen eigenen Quarantäne-Bereich gezogen werden, der sich auf Admin-Ebene warten und bei False Positives an die ursprünglichen Empfänger zuteilen lässt. Die „Sperrlisten“ erlauben die Komplettabweisung bestimmter Domains, während „Spam- und Massenaktionen“ die wichtigsten weiteren Einstellungsoptionen zusammenfasst.

DKIM

Über „dkim“ im Exchange Admin Center bzw. „Security & Compliance“ im Office 365 Admin Center geht es zu DomainKeys Identified Mail. Hier lässt sich für diverse Absender im Unternehmen festlegen, dass die eigenen versendeten E-Mails geschützt sind. Das verhindert beispielsweise die fälschliche Zuordnung in die Spam-Filter anderer Unternehmen, die ebenfalls mit Office 365 arbeiten.

Wichtig: Alle E-Mail-Domänen, die eigene E-Mails versenden, müssen hier hinterlegt werden.

Mail Protection Reports

Gerade größere Unternehmen sollten die eingegangenen Spam- und Virusnachrichten regelmäßig sichten und analysieren. Auf diese Weise lassen sich etwaige Muster feststellen, Warnungen verschicken und die Filter exakter einstellen. Das Tool „Mail Protection Reports for Office 365“ fasst Informationen zur Nutzung von Office 365 und den empfangenen Virus-Mails zusammen – abrufbar auf bestimmte Postfächer und Zeiträume oder global. Anhand der Analyse eingehender Virus-Angriffe und Spam-Breitseiten – übrigens auch selbst versendete Spam-Nachrichten – können Postfachregeln schnell und unkompliziert definiert werden. Einzelne Berichte finden sich im Office 365 Admin Center unter Berichte\Security & Compliance.