Etwas mehr als die Hälfte aller Webseiten weltweit basiert bereits auf dem multifunktionalen Content-Management-System WordPress. Das CMS ist einfach aufzusetzen und vor allem einfach zu bedienen, weshalb sich eine wachsende Anzahl an Webdesignern und auch Webseitenbetreibern dafür entscheidet. Ein weiterer Grund, der für WordPress spricht, ist die großzügige Erweiterbarkeit dank einer großen Auswahl an Plug-ins und Extensions, die Jahr für Jahr entwickelt werden und neu hinzukommen. Machen sich Agenturen an die Entwicklung von Wordpress-Webseiten für Kunden, kann dies dennoch sehr aufwendig ausfallen. Vor allem dann, wenn Onlineshops geschaffen werden sollen. Dementsprechend empfiehlt es sich, mit einem geeigneten Projektmanagement an die Sache heranzugehen. Dabei gibt es einige Punkte zu beachten:
Ziele definieren:
Einer der ersten Schritte der Projektplanung besteht darin, das Ziel bzw. auch Zwischenziele zu definieren. Besonders dann, wenn es darum geht, den Wunsch des Kunden an das Ergebnis zu formulieren, sollte dies möglichst klar verschriftlicht werden. Neben dem Hauptziel wie etwa der Veröffentlichung eines funktionierenden Online-Shops können auch Ziele am Weg dorthin definiert werden. Anhand dieser Ziele ergibt sich die Projektplanung.
Projektplanung muss flexibel sein
Ein wesentlicher Faktor, um effizient arbeiten zu können und die Kundenzufriedenheit zu steigern, besteht darin, möglichst flexibel in der Projektplanung zu bleiben. Denn nicht selten passiert es, dass bei der Präsentation der Zwischenergebnisse von Kundenseite noch Änderungswünsche geäußert werden oder aber auch unerwartete Herausforderungen auftreten. Um auf diese adäquat reagieren zu können, ist es wichtig, dass der Projektplan nicht zu starr ist, sondern Abweichungen zulässt.
Koordinieren und delegieren
Die Projektleitung hat die Aufgabe, alle Teammitglieder zu koordinieren und auch einzelne Aufgaben zu delegieren. Im Idealfall weiß der Projektleiter bzw. die Projektleiterin stets über den Fortschritt aller Teilschritte Bescheid und kann sich jederzeit aus diesen ausklinken, aber auch wieder sofort einsteigen und hineindenken. Das ist vor allem dann wichtig, wenn es zu Verzögerungen oder Komplikationen kommt oder gar Teammitglieder ausfallen. Die Projektleitung verteilt die jeweiligen Aufgaben nach den Stärken der Teammitglieder und gibt Zeitpläne vor.
Workflows – Arbeitsabläufe und -abfolgen
Anhand der jeweiligen Aufgabenbeschreibungen und des Projektplans ergeben sich Abfolgen von Arbeitsschritten und Abläufe. Viele Teams nutzen zur besseren Koordination ein Workflow Tool. Dann können Teammitglieder von selbst über den jeweiligen Fortschritt berichten und besser zusammenarbeiten. Beliebte Workflow-Plattformen sind beispielsweise Trello, Microsoft Teams, Slack oder auch Asana.
Meilensteine planen und Überblick behalten
Anhand des Projektplans ergeben sich verschiedene Meilensteine, die zu bestimmten Zeitpunkten erreicht werden sollten. Dank der Workflow-Plattform ist die Teamleitung stets über den Fortgang informiert und kann auch den Kunden über die jeweiligen Meilensteine Auskunft geben. Aufgabe der Projektleitung ist es hier nicht nur, den Überblick zu wahren, sondern auch Ineffizienzen zu erkennen und rechtzeitig zu beseitigen.
