Hilfe, meine Mails verschwinden spurlos

Hilfe, meine Mails verschwinden spurlos

Bitte beachten Sie, dass der Mailserver niemals Mails löscht oder verschwinden lässt. Hier handelt es sich um eine ggf. falsche Konfiguration. Es gibt 2 Möglichkeiten warum Mails plötzlich als verloren erscheinen.

Möglichkeit 1

Mails werden im Webmail und in einen Mailclient (z.B. Outlook) mit falschem Protokoll abgerufen.
Bei unseren Managed Shared Hosting Mailboxen gibt es 2 Methoden über welches Protokoll Mails über den Mailclient empfangen werden können:

POP3

Neue Mails befinden sich so lange am Server, bis diese von einem Mailprogramm abgerufen werden.

Vorteile:

• Die Mailbox kann bei regelmäßigen Abrufen nie voll werden.

Nachteil:

• Auf archivierte Mails kann nur lokal zugegriffen werden.
• Mails werden nur solange am Server gespeichert, bis diese lokal abgerufen werden.

IMAP

Alle E-Mails werden am Server gespeichert.

Vorteile:

• Mails werden am Server gespeichert und somit immer und überall abrufbar.
• Mails sind sowohl in einem lokalen Mailclient sichtbar, als auch im Webmail.
• Zugriff kann von überall erfolgen.

Nachteile:

• Die Mailbox kann schnell voll werden.
• Sobald das Übertragungsprotokoll POP3 zum Abrufen von Mails verwendet wird und von mehreren Clients auf die Mailbox zugegriffen wird, werden die Mails vom Webmail auf den jeweiligen Client verschoben.

Möglichkeit 2

Der Spamfilter wurde nicht korrekt konfiguriert.

Im webadmin / pdamin gibt es die Möglichkeit einen Spam-Filter zu aktvieren. Diesen erreichen Sie unter webadmin.ihrdomainname.at

Hier gibt es folgende Einstellmöglichkeiten:
Status:ausgeschaltet/eingeschaltet
Backscatter filtern:ausgeschaltet/eingeschaltet
Quarantäne-Mailbox:Spam-Emails verwerfen / Auswahl Mailbox

Sobald der Spamfilter aktiviert ist, und die Option „Spam-Emails verwerfen“ ausgewählt ist, kommen etwaige Spams nicht in den Spam Ordner, sondern werden direkt gelöscht. Bitte gehen Sie behutsam mit der Funktion um, da es vorkommen kann, dass E-Mail Nachrichten als „gefährlich“ eingestuft werden, obwohl diese gegebenenfalls wichtige Informationen für Sie enthalten.

Bevorzugt wäre die Methode eine eigene Mailbox (z.B.: spam@ihrdomainname.at) anzulegen, und diese von Zeit zu Zeit zu überprüfen.

ACHTUNG: Wählen Sie bei der Quarantäne-Mailbox NIEMALS Ihre eigene Mailbox aus, sondern eine eigens dafür angelegte, eben z.B. die spam@ihrdomainname.at. In diesem Fall kommen alle Mails in diese Mailbox. Hier können Sie alle eingehenden Mails kontrollieren, ohne dass etwaige „vermutliche“ Spams gelöscht werden.

Eine weitere Möglichkeit wäre natürlich auch, den Spamfilter zu deaktivieren.

Wenn eine verwendete Mailbox als Quarantäne Mailbox ausgewählt wurde, werden alle darin befindlichen Mails einmal am Tag gelöscht. Daher kann es vorkommen, dass sich kurzfristig Mails in dieser Mailbox befinden, diese aber wieder verschwinden.